Special: Juristen Übersicht

Die Normfall Produkte wurden ursprünglich für juristische Anwendungen entwickelt.

Hier zeigen wir auf, welche Anwendungsmöglichkeiten für Juristen vorhanden sind.

Die zu bewältigenden Aufgaben

Beantwortung von inhaltlichen Fragen

Der Schwerpunkt der juristischen Tätigkeit liegt nicht in der Kanzleiadministration, sondern in der Beantwortung von inhaltlichen Fragen.

Hier bringen wir einige Beispiele für typische Fragen, wie sie bei der täglichen Arbeit entstehen. Es handelt sich dabei überwiegend um Inhaltsfragen, nicht um formale Fragen (wie z.B. die Suche nach Schriftstücken mit einem bestimmten Geschäftszeichen - wer hat schon dieses Geschäftszeichen im Kopf?).

Typische Fragen lauten etwa:

• Wo finde ich das Besprechungsprotokoll zum Thema X?
• Was steht in Bilanz X?
• Hat A die Einkünfte laut Bankbeleg X versteuert?
• Welchen Inhalt hat Dokument X?
• War A Teilnehmer der Besprechung X?
• Hat B den Brief X abgezeichnet?
• Wer hat an Plan X mitgewirkt?
• Wer hatte Kenntnis von Ereignis X?
• Haben A und B bei X zusammengewirkt?
• Gibt es Rechtsprechung zum Problem X?
• usw.

Die Fragesituation ist dabei kaum prognostizierbar. Wann, wo und in welchem Zusammenhang welche Fragen auftauchen, lässt sich bei der anspruchsvollen juristischen Tätigkeit kaum vorhersagen.

Beispiele:

• Ein Besprechungsteilnehmer beruft sich auf ein Dokument, das aber nicht bei der Hand ist.
• Ein Besprechungsteilnehmer erwähnt ein Protokoll, welches angeblich beweise, daß er bei einer Besprechung nicht anwesend gewesen sei.
• Für ein Diktat wird ein Brief benötigt, dessen Existenz Sie zwar kennen, dessen Fundstelle aber nicht ausreichend dokumentiert ist.
• Es wird ein Vertrag benötigt, der sich in einem umfangreichen Aktenkonvolut befindet.
• Das Ergebnis einer früheren Internet-Recherche wird für einen Vorhang benötigt.
• Die Kopie einer Veröffentlichung aus einer Fachzeitschrift wird für ein Schriftstück benötigt.
• usw.

Schnelles Agieren - die Bedeutung des Zeitfaktors

Der Zeitfaktor spielt dabei eine besonders große Rolle. Es gibt viele Situationen, in denen Sie bestimmte Urkunden in Sekundenschnelle benötigen. Ein Beispiel bietet die Zeugenvernehmung. Hier muß es Ihnen möglich sein, dem Zeugen relevante Schriftstücke sofort vorzuhalten. Es nützt nichts, wenn Sie dieses Schriftstück erst später finden - dann ist es zu spät.

Aber auch in praktisch allen anderen Arbeitssituationen kommt es auf schnelle Rechercheergebnisse an.

Beispiele:

• Diktat
• Telefonat/Telefonkonferenz
• Klärung einer Sachverhaltsfrage
• Bearbeitung eines Rechtsproblems
• Lektüre einer Schutzschrift
• usw.

Generell gilt: "A Lawyer´s Time is his Stock in Trade" (Abraham Lincoln).

Die Beherrschung der Multidimensionalität von Urkunden und Dateien

Nahezu alle Urkunden und Dateien enthalten eine Vielzahl von Aspekten (Personen, Ereignisse, Rechtsfragen, Beweise...), denen eine Vielzahl von Anwendungssituationen entsprechen. Entsprechend vielfältig können die Recherchesituationen sein, in denen Sie ein bestimmtes Dokument benötigen.

Mit Papier ist eine Lösung des Problems der Multidimensionalität von Urkunden (Dateien) nicht möglich.

Die klassischen Hilfsmittel sind alle nur bedingt tauglich, wie etwa

• Kopien
• Klebezettel
• Auszüge
• Ausdrucke
• Notizen
• Pilotenkoffer
• Aktenregale.

Hier liegt der Grund dafür, daß bislang auch keine IT-gestützten Lösungen entwickelt wurden. IT-gestützte Verfahren sind formal orientiert. Sie werden nach den Bedürfnissen der Anwender gestaltet. Die Anwender haben aber ihre Bedürfnisse in den letzten Jahren zu wenig formuliert. Sie konnten sich überwiegend keine Lösung des Problems der Multidimensionalität von Urkunden vorstellen und haben deshalb auch keine entsprechenden IT-Anwendungen gefordert.

Die IT-Spezialisten haben ihrerseits vorhandene Systeme, so etwa DMS, angeboten und Kanzleiverwaltungs-Software zur Administration entwickelt, bei denen der "inhaltliche" Bereich weitgehend ausgeblendet blieb.

Die Normfall Software entstand aus den Bedürfnissen der Praxis, in der große Aktenbestände zu beherrschen sind. Sie hat sich aber auch bei kleineren Beständen bewährt.

Die Alternative ist unerfreulich.

Der Zustand von umfangreichen Aktenbeständen kann beispielsweise nach der Akteneinsicht in einem Strafverfahren durch eine Vielzahl von Verteidigern desolat sein.

Vielfach wird deswegen angesichts von Aktenbergen auf den Urkundenbeweis ganz verzichtet. An dessen Stelle tritt der Zeugenbeweis, der wesentlich schlechter ist als der Urkundenbeweis.

Komplexe wirtschaftsstrafrechtliche Fälle werden durch Absprachen beendet.

Unterstützung durch den Normfall Manager

Die Struktur (in Verbindung mit der „klassischen" Volltextrecherche und weiteren Suchfunktionen) bietet den sicheren und schnellen Weg zur Lösung der genannten Probleme.

Der „Outliner" als Schlüssel zum Fall

Baumstrukturen spielen seit den Anfängen der Wissenschafts- und Erkenntnistheorie in der griechischen Antike eine zentrale Rolle.

Die Festlegung leitender Begriffe sowie die Unterscheidung von Arten (genera) und Unterarten (species) ermöglichen seitdem die begriffliche Durchdringung komplexer Gegenstände.

Mit der Metapher "Baum des Wissens" bezeichnet man ein klassisches Bild, das auf Aristoteles zurückgeht. Boëthius visualisierte dieses System im 6. Jahrhundert erstmals als „Baum", und Petrus Hispanus († 1277) führte es als Porphyrianischen Baum (Arbor porphyriana) in die Wissenschaftsgeschichte ein.

Mit Hilfe von Baumstrukturen ist es möglich, jeden gesuchten Strukturpunkt mit wenigen Suchschritten in Sekundenschnelle zu finden.

In der heutigen Software werden alle Dateisysteme durch Baumstrukturen verwaltet. Man verwendet hierfür den Terminus "Outliner".

Strukturpunkte (Chunks) als Informationseinheiten

Die Elemente (Begriffe) werden im Anschluß an den US-amerikanischen Psychologen George A. Miller als "Chunks" (= Klumpen, Brocken) bezeichnet ("The Magical Number Seven - Plus or Minus Two, The Psychological Review, 1956, Bd. 63, S. 81-97).

Auf Papier kann man komplexe Outliner nur schwer bilden und praktisch nicht überarbeiten. Mit der Struktur zu "spielen", sie zu verändern und zu verbessern, ist praktisch unmöglich.

Hilfstechniken wie Mindmapping und Metaplan haben nur eine begrenzte Hilfe geboten.

Die Baumstruktur des Normfall Managers kann dagegen problemlos verändert und optimiert werden, wobei alle Anbindungen und Anmerkungen mitwandern. Auf diese Weise kann Komplexität beherrscht werden.

Multidimensionaler gezielter Zugriff auf Dokumente und Dateien

In herkömmlichen Dateisystenen kann man einzelne Dateien unter jeweils einem Dateinamen speichern und (auch hierarchisch) ordnen. Es ist aber nicht möglich, unterschiedliche Dateiarten (z.B. Word-Dateien einerseits, Emails andererseits) unter einer einheitlichen Oberfläche zu verwalten.

Ferner ist es nicht möglich, eine Vielzahl von Dokumenten im Block zu speichern (indem man z.B. komplette Büroordner mit mehreren hundert Seiten durch einen Scanner erfasst) und die einzelnen Urkunden gezielt anzusteuern.

Schließlich ist es nicht möglich, Anbindungen multidimensional vorzunehmen, also etwa eine einmal (zusammen mit anderen Dateien gespeicherte) Urkunde, die viele verschiedene Aspekte aufweist, an entsprechend viele Strukturpunkte anzubinden.

Alle diese Möglichkeiten bietet der Normfall Manager 4.

Der Zeitersparnis dient auch der schrittweise Zugriff über fünf Informationsebenen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie zusätzlich durch ein fünfstufiges Informationssystem Zeit sparen können.

In vielen Fällen müssen Sie das Originaldokument nicht öffnen, um ausreichend informiert zu werden.

Sie gehen nur stets soweit "in die Tiefe", wie dies gerade nötig ist.

• Erste Ebene: Namen der Strukturpunkte. Hier bekommen Sie eine erste Information. Die Strukturpunkte sollten möglichst sprechende Namen enthalten. Diese können aus einem Wort oder mehreren Wörtern oder auch einem ganzen Satz bestehen. Insgesamt stehen Ihnen 160 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) zur Verfügung.
• Zweite Ebene: Texte zu den Strukturpunkten. Zu jedem Strukturpunkt können Sie erläuternde Text lesen, die in den Anmerkungsfenster geschrieben oder einkopiert werden. Die Texte können theoretisch beliebig lang sein. Praktisch sollten Sie sich hier natürlich um Knappheit bemühen.
• Dritte Ebene: Namen der Verweiszeilen. Die Verweiszeilen sollten ebenso wie die Strukturpunkte möglichst sprechende Namen enthalten. Diese können ebenfalls aus einem Wort oder mehreren Wörtern oder auch einem ganzen Satz bestehen. Insgesamt stehen Ihnen 160 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) zur Verfügung. Zusätzlich finden Sie hier das Datum, an dem das betreffende Dokument angebunden wurde, das Symbol für den Dateityp sowie weitere Hinweise auf Synchronkopien und Textstellen.
• Vierte Ebene: Texte zu den Verweiszeilen. Zu jeder Verweiszeile können Sie erläuternde Text lesen, die in diesem Anmerkungsfenster geschrieben oder einkopiert werden. Die Texte können theoretisch beliebig lang sein. Praktisch werden Sie sich auch hier um Knappheit bemühen.
• Fünfte Ebene: Originaldokument. Durch Doppelklick können Sie das Originaldokument öffnen.

Neben der Möglichkeit der Suche über die Baumstruktur bietet Ihnen der Normfall Manager 4 auch die "klassischen" Suchfunktionen

• Deskriptorensuche in der Struktur, in den Anmerkungen und im Volltext (bei OCR in angebundenen Dateien)

• Chronologische Suche (Datum, Zeitraum)

Juris-Zugriff

Der Normfall Manager 4. bietet Ihnen die Möglichkeit, das Ergebnis einer erfolgreichen Juris-Recherche online oder offline zu speichern.

Die Textverarbeitung mit dem Normfall Manager 4

Der Normfall Manager 4 ist ein mächtiges Werkzeug, das Sie bei der Erstellung und Bearbeitung von Texten nutzen können.

Sie können den Manager verwenden, um einen gegliederten Text zu verfassen, der dann automatisch per Mausklick als gegliederte HTML- oder Word-Datei ausgegeben wird.

Sie können den Manager verwenden, um aus einer fremdem gegliederten Word-Datei per Mausklick eine Normfall Struktur zu erzeugen, die es Ihnen erleichtert, den fremden Text (z.B. die Schutzschrift eines Verteidigers) zu beherrschen und mit Ihren eigenen Überlegungen zu vergleichen.

Erzeugung eines Textes aus einer Normfall Struktur

Längere Texte zu erstellen fällt oftmals schwer, weil man rasch den Überblick verliert und Mühe hat, eine bereits früher (oder später) bearbeitete Stelle zu finden.

Der Normfall Manager 4 bietet Ihnen hier eine wirksame Hilfe. Die Normfall Struktur ist identisch mit der Gliederung eines Textes, die mitunter bis zu sieben (oder mehr) Gliederungsebenen erfasst.

Sie könen einen Text in der Weise schreiben, daß Sie links die Gliederung erstellen und im Textfenster die einzelnen Abschnitte verfassen. Mit dem Befehl "Als Dokument ausgeben" können Sie die einzelnen Abschnitte in eine entsprechend gegliederte Textdatei (HTML oder Word) umwandeln.

Erzeugung einer Normfall Struktur aus einem gegliederten Text

Sie können den Manager auch verwenden, um aus einer fremdem gegliederten Text-Datei per Mausklick eine Normfall Struktur zu erzeugen.

Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn es darum geht, einen fremden Text (z.B. die Schutzschrift eines Verteidigers) zu beherrschen und mit Ihren eigenen Überlegungen, etwa einer Anklageschrift, zu vergleichen.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten

Der Normfall Manager 4 bietet Ihnn zahlreiche weitere Anwendungsmöglichkeiten wie etwa die vielfältigen Suchmöglichkeiten (Volltextsuche auch in angebundenen Dokumenten), die Möglichkeit, Synchronkopien herzustellen, so dass Anmerkungen zu einem angebundenen Dokument automatisch auch auf alle anderen Anbindungen übertragen werden, die Möglichkeit, Verknüpfungen und Hyperlinks herzustellen, und anderes mehr.

Alle diese Funktionen wurden mit einer einzigen Zielsetzung geschaffen: Wir wollen Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung stellen, das Sie bei Ihrer anspruchsvollen fachlichen Tätigkeit unterstützt und es Ihnen ermöglicht, sich ganz auf die inhaltlichen Probleme Ihrer Arbeit zu konzentrieren.