Normfall Manager 4 als Alternative und Ergänzung
Es existiert eine Vielzahl von DMS von zahlreichen Herstellern. Angesichts dieser Vielfalt ist es wichtig, zu beachten, dass die Recherche von Dokumenten in einem DMS nur auf zwei prinzipiell verschiedene Weisen möglich ist:
Volltextsuche
Dazu müssen die Dokumente entweder bereits in digitaler Form vorliegen (z.B. als Word-Dateien) oder nach dem Scannen (z.B. als PDF-Dateien) mittels Texterkennung (Optical Character Recognition - OCR) aufbereitet werden. Die Suche erfolgt dann über Deskriptoren und Boole´sche Verknüpfungen.
Metadaten
Die Dokumente müssen manuell aufbereitet und mit zusätzlichen Informationen wie Geschäftszeichen, Ordnerbezeichnung, Dateinamen, Autor, Datum, Schlagwörtern, Abstracts usw. versehen werden.
Keine automatisierte inhaltliche Erschließung
Aktuell ist kein Verfahren in Sicht, mit dessen Hilfe Dokumenteninhalte auf automatisierte Weise inhaltlich erschlossen werden können. Heute spricht man zwar von "Text Mining", aber zu praxistauglichen Ergebnissen haben diese Forschungsarbeiten noch nicht geführt.
Der Normfall Manager 4 als Ergänzung zu einem vorhandenen DMS
Soweit ein DMS existiert, bietet sich an, die Normfall Software als Ergänzung, nicht als Alternative zu verwenden.
DMS (Dokumenten Management Systeme) dienen der Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Dabei unterstützen Dokumentenmanagementsysteme die Verwaltung des Lebenszyklus von Dateien, der mit der Erstellung einer Datei beginnt und meist mit der Archivierung endet. Typische Aufgaben eines DMS sind:
- Zugriffskontrolle
- Versionsverwaltung
- Workflow
- Archivierung
- Metadatenverwaltung
Systembedingt sind DMS für die inhaltliche Erschließung von elektronischen Dokumenten nicht geeignet. Ein DMS versteht das elektronische Dokument als abgeschlossene Einheit. Bezugspunkt ist das Dokument und nicht Teile des Dokumentes oder einzelne darin enthaltene Informationen.
Der Normfall Manager 4 wurde dafür geschaffen, diese Grenzen zu überwinden. Das Normfall System kann Verweise zu bestimmten Stellen in Dokumenten herstellen. Diese Technik des Verweisens in Dokumente ist losgelöst von den Grenzen des Dokumentes selbst. Mit dem Normfall Manager 4 wird eine Ordnungsebene erstellt, die über der Einheit aus Datei (Dokument) und Ordner liegt. Dokumente oder auch einzelne Bereiche eines Dokumentes können logisch geordnet werden, ohne dass diese physikalisch verschoben oder kopiert werden müssen. Ist ein Dokument an mehreren Stellen abzulegen, kann dies mit dem Normfall Manager realisiert werden, ohne dass die zugrundeliegende Datei vervielfältigt werden muss. Durch die Funktionen für zielgenaue Anbindungen des Normfall Manager 4 z.B. für PDF-Dokumente können Sie auch in Dokumenten enthaltene Informationen ordnen.
Der Normfall Manager 4 kann auch DMS-Aufgaben übernehmen
Möglich ist es auch, dass der Normfall Manager 4 DMS-Funktionen übernimmt. Wer eine Vielzahl von Dateien bewältigen muss, benötigt nicht zwangsläufig ein DMS. Wichtige Funktionen der Dateiverwaltung sind bereits im Betriebssystem MS Windows integriert. Der Normfall Manager 4 übernimmt in solchen Szenarien alleine die Ordnung der Dokumente/Dateien.
